新任秘书注意事项 5 [" |, Q" E9 S3 S
! K- _; [, R. V) J4 t( p一、 考勤 ) T6 m: o: j$ J+ i
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每天上午7:30和下午2:00到位,领导离开办公室后及处理完手上事情、打扫完卫生方可离开。
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8 u2 b9 g6 c1 m0 R5 F6 N3 ^! ]& ]二、 第一件事 , f9 w3 ]" w `! }5 S
, x. f) F7 k- p; t烧水泡茶洗杯子。 / U$ l! I- \: r
% ^; R% C- c% C三、 打扫卫生
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6 A2 {9 s4 o0 y每天三次,上午上班前,中午下班前,下午下班后。注意清理:桌子、沙发、书柜、窗户、垃圾桶、卫生间、花草盆景、自己办公桌,注意指纹水渍痕迹。
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+ r7 u5 U ~, J# Z4 o四、 用餐接待 # x4 Q# b. o) S7 m. K% O6 b
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1.食堂用餐。若该日没有接待,11:40及5:40确定在食堂用餐否,视情况12:00后电话联系机关事务管理局局长,让其安排食堂阿姨等候。
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2.外出用餐。若该日有接待,前一天晚上信息告知行程安排,与接待办或接待单位确定接待食宿及是否考察项目,提前5分钟口头告知领导。
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+ ~" @) l: }# U1 n, }五、随领导外出
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联系司机热车等候,提前按下电梯,通知相关部门领导已出发,并引导入座。
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六、办公室待人接物
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1.笑脸相迎每一位领导。 " h: {" J$ g, P- c
. @4 Y7 d5 Z. W2 E2.领导谈事要关门,尤其是涉及组织、人事等。
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& P: [2 T0 o: i- m+ Y3.做个有心人,多与等候者交谈,从交谈中听出诉求,并进一步加深自己在等候者心中的印象。
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. t5 N" w0 i9 F0 y. b3 e4 M# ?& l4.留心观察领导的心情再安排汇报,若领导有事可先请示在汇报。 / o+ F5 ~0 y/ Q9 ^0 h8 ]
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5.与县直单位的关系不用表现得太刻意、太奴性,不一定每个人都要泡茶。 & g6 h1 g& ]0 F. T
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七、晚上整理工作日记
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% e+ a# K* k. [* q/ b) d1.回顾今天做的事情和领导布置的任务,安排明天工作,尤其注意领导与副职及单位负责人交谈中布置的事情。
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- I6 }4 `9 P+ w( o* A5 @; J2.仔细思考领导关心、关注的工作,提醒单位负责人安排好时间专题汇报。
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0 [ d; s3 i& y9 K# W, t& {7 g8 P3.礼拜五总结一周工作,并形成周记。
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% ^+ `% V7 F' q+ B# J4.礼拜天晚上规划下周工作,多与政府办主任和秘书科科长汇报,注意完成上级下文的规定动作(什么时候、什么地点、什么人、什么事)。 ; G2 m! N8 u3 r3 d( I
( K0 r+ H6 k5 {& b4 X/ G; G. ]6 R( v5.每天晚上8:30前上报领导当天工作和第二天工作计划,礼拜天晚上8:30前上报领导周一工作计划至县委办。
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八、办会要点。
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( F& X# A' o- V) d5 z9 F(一)县长办公室 / R" E9 C+ V% l; w6 h: r8 B' {1 c, ]' U
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6人以内可到县长办公室开小会,注意人员到位情况和汇报内容。
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+ F0 \7 Y' ~9 L. R# Z* ~(二)县内政府常务会议室 `8 q5 }! b- M& I4 X) Y V
6 h0 h4 {. K: |/ n4 J* Q( `会前:确定会议时间、主题、参会县领导和部门。 1 |. d4 ~7 |5 Y Y' ] S3 y& L& m
% g8 x X9 t9 D2 `0 y1 Y' w$ q- Q5 T7 {1.通知机关事务管理局开会事宜。 ) \1 d5 o: c* G Z
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2.通知会议室阿姨提前开门,打开空调准备好茶水及座位牌,一般出现多名县领导或者“国地财”“发农工”等重要部门或者10人以上会议宜摆放座位牌。
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. D0 J. R* I0 ~6 W- y" }9 R4 C3.参会人员涉及多名县领导、多个部门或者15人以上的会议时,应及时请示主任是否安排电视台记者跟踪报道。 2 F3 Q/ K h8 A7 v, \/ N" ~
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4.通知部门主要领导参会,联系不上时可通过部门二把手或者办公室主任通知其参会。
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5.提前为领导准备好会议资料,如会议主要议程的基本情况,牵头单位的汇报材料,政府办下发的相关文件和方案,各类相关表册,及领导的笔记本、笔和水杯。
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6.等参会人员到齐后通知领导开会。
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4 |, r* h4 ^; O- c- H6 Y会中:观察领导
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* j* V6 L* a: W- k9 D/ G1.通知政府办材料组参会。 # R' b F3 R: d8 C4 _% ]
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2.打开录音笔,做好记录,尤其记录下领导在会上的讲话及安排的事项。
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$ l4 G: V8 H" f5 S' x3.每隔几分钟,观察领导水杯及眼神交流,随时准备上前服务。 ' S" M3 l u4 P' z u
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会后:拿开汇报 - q6 D L C2 X9 C- d9 v
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