新任秘书注意事项 4 ^" q6 x1 v# Y
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一、 考勤 $ W( Z: [; b) D; b+ }2 |
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每天上午7:30和下午2:00到位,领导离开办公室后及处理完手上事情、打扫完卫生方可离开。
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% Z H) f* N) Q: b% N: y二、 第一件事 8 y- _! ]9 D; t& W2 J2 z f# [
) P5 }: a2 d6 A+ S' H S1 w烧水泡茶洗杯子。 H6 o/ f3 M8 }0 s1 w
! T* l- e& @1 P8 w3 T2 Z三、 打扫卫生
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每天三次,上午上班前,中午下班前,下午下班后。注意清理:桌子、沙发、书柜、窗户、垃圾桶、卫生间、花草盆景、自己办公桌,注意指纹水渍痕迹。
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# ~+ k H8 p7 Z/ y% p4 |3 C7 S四、 用餐接待
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1.食堂用餐。若该日没有接待,11:40及5:40确定在食堂用餐否,视情况12:00后电话联系机关事务管理局局长,让其安排食堂阿姨等候。 ( P2 v8 n6 r4 m) @2 v
/ H# f0 Y3 L8 h2.外出用餐。若该日有接待,前一天晚上信息告知行程安排,与接待办或接待单位确定接待食宿及是否考察项目,提前5分钟口头告知领导。
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. F7 H0 K5 g; C( @; n/ f! V五、随领导外出
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联系司机热车等候,提前按下电梯,通知相关部门领导已出发,并引导入座。
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6 C$ |9 G( r' e六、办公室待人接物 5 j. c1 i8 g8 E% M2 a8 }! L
# T0 p. ]; Q: x( ?5 c G$ }4 z1.笑脸相迎每一位领导。 3 N Z( ]# T/ X* M8 n2 E
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2.领导谈事要关门,尤其是涉及组织、人事等。
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4 I9 R9 F0 C5 M" x3.做个有心人,多与等候者交谈,从交谈中听出诉求,并进一步加深自己在等候者心中的印象。
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4.留心观察领导的心情再安排汇报,若领导有事可先请示在汇报。 2 A" d& Q% g7 {3 H( J' V5 x, h
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5.与县直单位的关系不用表现得太刻意、太奴性,不一定每个人都要泡茶。
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七、晚上整理工作日记
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1.回顾今天做的事情和领导布置的任务,安排明天工作,尤其注意领导与副职及单位负责人交谈中布置的事情。
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4 [) G( _5 ^3 Y& k d( Y2.仔细思考领导关心、关注的工作,提醒单位负责人安排好时间专题汇报。 ' X, Z3 S, Y Q& C: F+ D
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3.礼拜五总结一周工作,并形成周记。 9 }4 d/ B, h, ?+ L, I6 i: S
0 C+ A5 A! w/ I( o ?8 p! k4.礼拜天晚上规划下周工作,多与政府办主任和秘书科科长汇报,注意完成上级下文的规定动作(什么时候、什么地点、什么人、什么事)。
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5.每天晚上8:30前上报领导当天工作和第二天工作计划,礼拜天晚上8:30前上报领导周一工作计划至县委办。
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八、办会要点。 7 U, ^0 g0 U, g1 \
" |: Q# \% d) U& m5 e' B(一)县长办公室
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6人以内可到县长办公室开小会,注意人员到位情况和汇报内容。
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(二)县内政府常务会议室
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会前:确定会议时间、主题、参会县领导和部门。 ; `* ]# g+ c3 p
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1.通知机关事务管理局开会事宜。
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2.通知会议室阿姨提前开门,打开空调准备好茶水及座位牌,一般出现多名县领导或者“国地财”“发农工”等重要部门或者10人以上会议宜摆放座位牌。 ' ~2 W+ z: J# J: A% h$ w
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3.参会人员涉及多名县领导、多个部门或者15人以上的会议时,应及时请示主任是否安排电视台记者跟踪报道。
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4.通知部门主要领导参会,联系不上时可通过部门二把手或者办公室主任通知其参会。
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5.提前为领导准备好会议资料,如会议主要议程的基本情况,牵头单位的汇报材料,政府办下发的相关文件和方案,各类相关表册,及领导的笔记本、笔和水杯。 2 |! A4 \% u" m8 |+ v9 r! V9 k3 {0 T
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6.等参会人员到齐后通知领导开会。 - `% _! v' J8 o2 \. r- {& J P5 d
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会中:观察领导 + Y9 r0 O, X: ]2 P
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1.通知政府办材料组参会。 9 d6 w4 K+ X+ [9 r$ e; U, E
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2.打开录音笔,做好记录,尤其记录下领导在会上的讲话及安排的事项。 7 p4 ^) N3 p- g- u
7 m. R4 r3 I* l3 |3.每隔几分钟,观察领导水杯及眼神交流,随时准备上前服务。 ! G0 W* d; x! l( u8 h! r
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会后:拿开汇报
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