【公务员必备】公文六要

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公文，按其用途和形式，可分为报告、讲话、决议、决定、通知、通报、简报、调查报告、典型材料等。种类虽然不同，但在写作语言的原则、方法上，却有一些共同的要求。

一要准确

　　公文的语言是表述事实和观点的，第一个要求就是准确性。作者一落笔，就必须考虑这样表述准确不准确。比如说某项工作“已经打开了新的局面”“取得了很大成绩”……这些都是“估价”。写这句话时，就要考虑这样“估价”准确不准确，依据是不是充分。又如，个别、极个别，少数、极少数，有些、不少、多数、大多数、绝大多数等等，是表示数量的；彻底、不彻底、很不彻底、极不彻底，已经、初步、阶段性，很好、非常好，都是表示程度的，这些用语都有分寸的，落笔时必须符合实际情况。

　　 一篇公文主张什么、褒什么、贬什么、提倡什么、反对什么，观点必须鲜明，不能吞吞吐吐、含含糊糊。此外，还要注意标点符号的使用，否则也会影响准确。

二要明白

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　　这是公文语言最基本的要求。上报情况如果写不明白，至少是等于白报，甚至造成严重后果；要下级做什么写不明白，不是无用，就是造成失误。因此，文件起草后，作者要以一个普通读者的心态，审慎地阅读：全文以至每一部分和段落，表述明白不明白？是否会作别的理解？会不会造成误会？

　　但同时又要防止片面，注意辩证地分析问题，恰如其分地科学地论述观点，防止把观点强调到不适当的程度，这样才能做到真明白。

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三要简练

　　在表述准确、明白的前提下，公文写作语言越简练越好。要做到简练，就不要写与主题无关的话。一句能说清的，就不要写两句，可说可不说的话，尽量别写，基本没用的词、字就不要写。比如，“认真进行学习”“坚决进行打击”，把其中的“进行”两字去掉，同样明白、准确。再比如，为工会起草一个开会的通知：“各县、市总工会：定于9月8日，召开各县、市总工会主席会议。报到时间：9月7日。报到地点：地区工会招待所。”这个通知43个字，应该说写得明白、准确，没什么问题，但是，如果改成这样：“各县、市总工会：9月8日召开各县、市工会主席会议，请7日到地区工会招待所报到。”这是34个字，比改前少了9个字，同样明白、准确，何乐而不为呢？

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四要生动

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　　在注意简练的同时，还要注意语言的生动，不要只顾简练，写得干巴巴。比如写调查报告，其中涉及的一些人和事，要力求写出真情实境，使人读了如闻其声，如见其人。

　　公文写作，也要注意文采。特别是写调查报告、典型材料，要力求写得生动些，在写实的原则下，可以借鉴一些文学创作的手段。比如写一些场面和对话，写真人真事，要写得形象些，逼真些，力求给读者以深刻印象。

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五要通俗易懂

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　　公文语言还要注意通俗易懂，尽量不写过长的句子，以便读者好读、好理解。不要企图把几个意思用一句话说完，而是要一句话写一个意思。

　　鲁迅的《作文秘诀》说：“有真意，去粉饰，少做作，勿卖弄。”写作公文更应按这个要求去做。“清水出芙蓉，天然去雕饰”“返璞归真便是华”“修辞求其诚”，公文应该老老实实地写好，不要故弄玄虚，追求华丽、生僻的词藻，更不要自己硬造生词。

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" U" R# F  [( h六要注意口吻

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　　对上对下，用语是有分寸的，不能没上没下，没大没小。比如，有些县委写给上级市委的报告中，往往有这类的话：我们县委书记亲自深入到××村，对××问题，认真地进行了调查研究。这些“亲自”“深入”之类的话，就不像是下级对上级说的话，很可能是县委办公室起草公文的同志，以自己对县委书记的口吻，而不是以县委的口气写给上级的话。这类话给人以自我赞扬的感觉，不应该这样写。（分享自党建网微平台）