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mso-font-kerning:0pt">2012 Z, s. t& x% `$ l( k ~7 vfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 6 E) V; |" a" i( E1 m
; e8 N0 T6 ?! \7 v0 _6 w1 r% n" {; y! Xfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容8 L! v( R6 ^, pcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 w$ W9 O. h( _; @
: ^+ f7 f, m/ ]9 O2 d- B' w$ C3 X- W/ [' Z
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。7 x" m" [7 G) a/ j2 |* {color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
8 W5 M- c. @3 q4 \# a1 h8 ~& r0 |7 R7 }
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mso-font-kerning:0pt">1. 3 b/ J! e1 H- U' Z% q9 p. g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 : T0 g+ i+ n+ J1 V5 O# h' r
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mso-font-kerning:0pt">2. + p' @. [2 h, @5 V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。* q, b+ y5 |1 t. |- U' s _color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 O% S! E( @# j% X# n* f
$ y1 t; d) \2 k( w% Z5 d/ k2 y7 F) E0 g
mso-font-kerning:0pt">1. : s* n2 ?7 U8 F
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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+ X4 y# U$ H' P+ F% xmso-font-kerning:0pt">2. - g9 {( `' {6 b; `3 a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 5 ]6 w9 I' E4 m9 m) @6 _
6 l0 c7 p2 f/ ~6 I. z/ w5 w2 z2 Ymso-font-kerning:0pt">3. ) _" U( R, \9 L& p0 ?
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 6 A& E; I4 v2 {$ F4 Q4 d
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;; T. {! ]( }; J6 h: j$ n- g
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。' C) Z+ p6 ]0 V" z* x7 Cmso-font-kerning:0pt"> ' c8 C6 u* N- p& A& _8 L
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mso-font-kerning:0pt">1. ! J0 C0 [% G: n: l9 ?% z( R2 c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 ' y! P. {% |8 y
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mso-font-kerning:0pt">2. , B4 m I' T* V8 f7 L
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 " Z2 u' C% X* m; j. {8 Z
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mso-font-kerning:0pt">3. 2 M# Z/ P% K/ `3 ]3 k2 ]" k- U/ Y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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7 ^) r5 h" p: Dmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。$ h4 c& ?. G$ M, k; |color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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- B Y$ J7 |. W8 p; T2 z8 @- J! z. f; i% m1 W4 {mso-font-kerning:0pt">1. 0 w. n8 S8 p5 ^+ }0 o3 ^宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 : E }& o2 k0 f; p8 Z
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* s6 _/ I( s7 A2 b: v% kmso-font-kerning:0pt">2. ' A' H5 k$ D: n$ L- o( k宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 # e& l9 `) u# ^
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mso-font-kerning:0pt">3. 5 n. v2 w9 s9 V' J7 ^# r; _
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 & |3 x" `+ i: ?0 H+ a
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。8 i5 [# V" X7 P& Qcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt"> + W' ~ s+ o1 T6 ?4 }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考& n# ^8 f7 o7 O5 u" @
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
- p6 K8 l6 A2 j$ w2 E8 i) I1 d9 \) {3 m1 a# v( u
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:7 X. ?- a+ K8 Q0 P- ^& F/ o% |2 T
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 6 Q0 h; F- l3 N
; T$ Z. V, }! c$ u" q a7 q/ f9 @3 [" O8 l; h$ R- S- ycolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:7 D8 X7 [! [/ X! E
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 # m3 `5 ~* f. k3 qcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
- b% ?8 w# j# W& A8 z/ z) SAR-SA">） | 
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