公文写作起步——关于通知的写作

公文写作起步——关于通知的写作
一、通知的涵义和特点
, @% T+ f. u+ U( r2 k6 p) S% y通知是适用于“发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。”时使用的一种法定公文。在党政人大等各类机关均有使用。
通知具有如下特点：
（一）广泛性。通知是公文中应用范围最广，使用频率最高的文种之一。这种广泛性表现在内容和用途两个方面。
5 y' s% s% w5 B( w4 ^0 X& v（二）指导性。通知的事项一般要求下级机关予以办理或执行的，对有关单位、人员明确提出执行要求，对下属工作的开展具有很强的指导性。
# d6 E8 ~" D# j4 ^( n0 T/ A1 F（三）灵活性。通知写作灵活方便，形式多样。它即可以是发布重要指示的长篇，也可以是转发重要文件的短文，有的甚至只有一两句话；既可以公开张贴，又可以内部发文；既可以独立发文，又可以联合行文。
& V  h7 N; S& G; J( L$ R" R" ?（四）时效性。通知事项一般要求立即办理、执行或知晓的，不容拖延，大多有明确的时限要求，在一定的时间内产生效力。
（五）针对性。无论是普发性通知还是非普发性通知，通常都是专门机关对特定受文单位和有关人员、针对具体问题而发的，所以通知内容往往有较强的针对性。
二、通知的种类
通知按内容与功能的不同可以分为四种类型：
. S& p# ]1 N% H6 |7 a/ D（一）指示性通知。上级机关向下级机关布置带有普遍性的工作，做出相应指示时使用的通知。
6 [: m% v1 B  D（二）知照性通知。用来传达需要有关单位周知或共同执行的事项时使用的通知。
（三）批转、转发性通知。批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文时使用的通知。
（四）发布、印发性通知。用于将本机关的规定、办法、会议文件、领导讲话等重要文件以公文的形式发给下级机关时使用的通知。
三、文体构成及主要内容
（一）标题。一般使用完整式公文标题，由发文机关、事由、文种构成。如《国务院关于进一步规范彩票管理的通知》；有时也可以使用省略式标题，省去发文机关，如《“五一”放假通知》；遇到紧急、特殊情况或具体需要时，可在“通知”前加上“紧急”、“补充”、“联合”一类词，如国家经贸委《关于立即停止生产一次性发泡塑料餐具的紧急通知》。如果通知范文范围小，内容简单，甚至可以张贴，则标题可以只写“通知”二字。
8 S. x9 ^/ R  [# X批转、转发和发布、印发性通知的标题内容较多，较为复杂，其一般结构模式为“发文机关+批转（转发、印发、发布）+被批转（转发、印发、发布）文件的标题+通知”，如《国务院批转中华人民共和国减灾规划（1998—2010年）的通知》，有时也可以省略发文机关。如果是多层次转发公文的通知，可在标题中省略掉中间过渡机关，直接转发最高一级机关的公文标题，并在公文中说明过渡。当被转发的公文也是“通知”时，可能出现《关于转发关于……通知的通知》的现象，可省略掉第一个介词——“关于”和最后一个文种词“通知”。被发布、批转、转发的公文除法律、规章名称外一律不加书名号。
（二）主送机关。是负责承办、贯彻和需要知照的机关，即被通知对象（单位或个人）。通知的主送机关一般较多，写作时，可使用规范的简称，但不能遗漏。
（三）正文。结构比较规范，一般采用因果式，依次说明发文缘由、通知事项和执行要求，视内容多少，或篇段合一，或采用条文式。
1.发文缘由。它是通知正文的开头，一般陈述发布通知的背景、原因和目的，说明依据，阐发意义等，文字简明扼要，并以“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”、“为此，特作如下通知”等类似的过渡语引领下文。
! x/ |0 X3 x2 ^3 g* Y% G2.通知事项。它是通知正文的主体，应写明告知或要求办理、执行的具体内容。一般来说，指示性通知的事项部分应明确、具体地交代出工作的任务和执行要求，切忌含混笼统，令人不得要领。知照性通知的事项部分应指明批转、转发、发布、印发的文件和批转、转发、发布、印发的必要性和重要性。
3.执行要求。它是正文的结尾，在通知中一般独立成段，主要是要求、希望和建议等。有时可使用“地方各级人民政府要……”、“各有关部门要……”、“请将执行情况于XXXX年X月X日前报XXX”、“特此通知”、“以上通知，望认真执行”、“凡违反以上规定的，要追究责任”等语句。具体使用什么词语、什么语气，要根据实际情况而定。一些知照性通知则可意尽言止，自然结尾。
$ j  @' J( a' R（四）落款。由发文机关和发文日期组成。
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一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。