秘书工作是领导工作的一部分,是直接为领导工作服务的。领导工作对秘书工作的要求总体上要其当好近身综合辅助和服务的参谋助手,具体要求秘书要为领导工作做好铺垫、拓展、代劳、辅助和服务性工作,要通过辅助决策、综合协调、信息沟通、督促检查及办事、办文、办会等工作,提高领导工作效率和优化领导工作效果。秘书工作方法,必须符合领导工作的上述要求。
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* r' H$ O7 g/ ]! J' U2 Y: F/ p9 R(一) 为领导工作做铺垫的方法
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秘书工作中很多业务活动都是为领导工作做铺垫的事务。如领导决策前秘书的信息收集处理工作;领导召开会议前,秘书的会前筹备工作等等。秘书的这些铺垫性工作的效率和效果,往往直接影响领导者工作的正常启动,影响领导工作的进程及其效率和效果。有此重要的铺垫性工作,甚至是领导正常开展工作的必要前提。秘书必须掌握铺垫性工作的方法。具体要求:: W8 ~$ Y7 l( t
一是要准确把握领导工作目标。秘书既要准确把握领导整体工作的计划目标,又要准确把握即将开展的具体工作的具体目的,并将两者结合起来。整体目标不明确,秘书工作就会顾此失彼,出现片面和忙乱;具体目标的要求不明确,秘书的铺垫性工作就会失去针对性和有效性。
R+ f& v/ t: {$ v) M- y二是要明确领导工作进程的环节,明确各个环节的时间要求、任务内容与各方面的关系以及要取得的阶段性成果等。这样秘书工作才能主动而有序地是进行。如为领导召开会议做垫,除了要了解会议的目的外,还要对会议期间每一阶段的内容都事先做好资料准备、事务准备等。( s$ l. e! _8 R( p/ B N
三要明确领导在具体工作中将要采取的措施和方法,以便事先准备。如领导在召开会议中将采取实地考察、分组讨论、投票表决等措施,秘书就必须事先安排和联系交通工具、安排分组讨论会场、准备选票和计票等。
) p+ G+ Y' T9 I: U+ W四是要加强与领导的沟通,不仅在开展某项工作之前要沟通,明确工作的目的和程序,而且在每一个环节也要沟通,随时把握动态,作好应对措施。0 q7 d/ m0 F. M# ?$ v! i
秘书的 垫工作方法可以归纳为:以领导的工作目标为指导,按领导工作进程和将要采取措施的要求操作,以与领导密切沟通保证铺垫工作的有效性。秘书要根据具体工作任务的实际,具体领导人的工作个性和习惯、具体工作环境的要求,灵活地准确地掌握和运用这一方法。
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0 ?7 A# S$ N7 N+ ^+ } (二)对领导工作拓展伸延的方法
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对领导工作的拓展伸延,同样是秘书工作的重要任务,是体现其参谋助手作用的重要方面。如领导做出决策后,秘书要草拟决策文件、草拟决策执行的预案,制成文件寄发给执行单位;决策文件发布后,秘书要收集反馈信息;领导检查工作后,秘书要与被检查单位保持联系,了解把握检查效果;领导出差以后,秘书工办理领导出差的经费报销事务,整理带回的有关材料等。6 u2 T4 L& T* L5 F% U$ u) c" |
秘书要做好对领导工作的拓展和延伸,一是要准确把握每项领导工作预期的效果,通过这些拓展和伸延性工作,努力使领导工作取得圆满的效果。如领导的正确决策发布以后,执行单位由于理解的错误而出现执行的偏差,秘书没有将这一信息反馈给领导纠正,就会给工作带来损失。其中除了责任人负有失职责任外,负责收集反馈信息的秘书也负有责任。+ f3 R2 G/ Y$ Q" l1 I8 a" u
二是把握领导工作后续事务的具体要求。秘书必须准确按领导工作后续事务的具体要求办事,不能有丝毫马虎和疏漏。如领导召开重要会议后秘书的催办任务,不仅在项催办,而且每件必办事务都要了解是否在办、如何在办、何人负责、何时完成等,做到件件落实,限得实效。否则就会影响会议精神的落实,影响全局工作的协调发展。1 k! a0 q% c4 E3 h6 q c
三是要注重工作的整体连续性和承继性。秘书承担的拓展和伸延性工作,是整体工作的一部分,必须按照领导特定工作任务的有序部署环环紧扣地进行,才能取得预期效果,如果脱节了就会影响工作进程。
# {2 i6 L1 P6 T7 Z' Z0 C1 n# y秘书对领导工作的拓展和伸延的工作方法,可以归纳为以保证取得领导工作的预期效果为目标,严格按要求办事,在注重整体连续性和承继性的同时,注重适变和应变,使工作落在实处,产生实效。
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! _* W6 K3 u$ b. g s(三)为领导工作代劳的方法
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3 ]! V$ t. L! z9 w这里说的代劳,指的是领导由于公务繁忙和时间有限,将部分该亲自办理的事务,授权让秘书去办。领导者的管辖范围越大,公务越繁忙,秘书为领导工作代劳的工作量就可能越大;而秘书为领导代劳的工作越多,越体现领导对秘书的信赖程度高,培养力度大。秘书在受权理事独当一面的实践中,更有利于学习领导工作方法,提高综合素质。
- {1 c2 ?, }7 W! _. ~' c- o( O7 I秘书为领导工作代劳,一是要忠实地体现领导意图。秘书是代表领导去处理事务的,一定要按领导的目的、要求去办理,并取得领导需要的效果。若违背领导意图,就可能帮倒忙,为领导工作增麻烦,从而 步失去领导的信任,很难再让他充当代劳的助手了。! F; o6 ~9 S1 z" x6 `- O
二是要严格按照领导的授权范围办事。不能超出授权范围,也不能胆小怕事不敢合理使用委授的权力。越权行事是秘书工作的大忌,不仅会失去领导的信任,也会 到有关方面的反感,产生消极影响;不敢合理使用领导委授的权力,就很难圆满完成领导交办的任务。
- d) R, c# D2 K0 J! g8 K: M三是要扮演“双重角色”即责任感、使命感。秘书要从领导角色出发,尽职尽责、不折不扣地完成任务;在心理上和工作态度上,则要严守秘书角色本份,不要以领导自居表态和作指示。若忽视从领导角色出发,就可能责任感不强而对工作采取应付态度,影响任务的完成;若视秘书角色本份,就可能在授权代劳时用权失范和态度失当,造成消极影响。
3 M( B; r. ^. Y" j( ^1 L4 y四是要加强双向交流。即秘书既要加强与受权理事的工作对象之间的交流,又要将工作的进程和结果向领导者汇报并听取指示。* f" P0 F( ?: h/ G; M9 h
五是要维护整体的功利观,即在为领导代劳中要从全局工作的整体功利出发,当情况有所变化时,要在授权范围内灵活地采取措施,使工作圆满地完成;当工作取得成效时,要归功于组织、归功于领导的指导和支持,归功于有关方面的协同配合,不要宣扬自己的功劳和苦。
2 s5 Q5 a* T% F秘书为领导工作代劳的方法,可以概括为忠实执行领导意图,严守授权范围,扮演双重角色,注重双向交流,维护整体功利,促进领导工作效率的提高。
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(四)伴随领导公务活动的方法
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