专业秘书的必备条件,与传统秘书截然不同,20世纪的秘书所被赋予的职责,是消极地等待主管的命令,配合周围的工作环境;而新世纪来临之际,由于网络的四通八达,企业扁平化、全球化的发展,促使秘书积极顺应变局,创新思维。因此,21世纪的秘书,除了外形利落出色、学识涵养丰富、个性成熟稳重等传统的标准之外,还应具备现代条件:
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c! [$ S# x% x% V! k9 M V 第一,有问题,能自己找答案。资深参谋人员应为主管设想出合理的方法,要主管做选择题而非是非题。$ C9 M, B2 e' B# p( e; W
8 O9 V; L k# y+ |3 \6 W4 c 第二,情绪问题,能自行排解。世界上95%的秘书都是女性,下个世纪无疑将是女性发展最快速也是最具挑战机会的世纪。专业秘书必须克服自身的情绪问题,力求成熟稳重。5 ~8 _; Q. F9 @( Q. Y3 m5 {
" c- w; c6 o) R# C8 {0 q 第三,不断给自己找机会。化被动为主动,危机就是转机。+ i4 r) @" K* i' w! l. ]8 r& m
?0 R7 |( Z2 g. [( ? 第四,随时准备。许多秘书抱怨加班,比老总还忙,这就违反了秘书工作的要求,主管随传随到这是必须的。: ~. e0 G9 Z6 E; ?' G, b# R: v
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第五,话不多但中听。多数主管都很忙碌,没有时间听闲话。所以秘书在回答前必须思考,做到能言不繁。9 d# \. U( Y) E) W
7 x5 e3 p: z0 n5 ?3 j' G" i 第六,做事有分寸。做秘书最难的一件事,是揣度主管的心意。许多反应及作风都是在日积月累的沟通和协调中了解的,所以过度反应是需要避免的。
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第七,凡事多观察。秘书就像气象局一样,主管及办公室的风吹草动都唯你是问;要适应环境,而非要环境适应你;要改变自己而非改变他人。
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