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秘书的事务处理艺术

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爬格子 发表于 2012-9-19 06:44:51 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
    某大公司人力资源总监张先生说:老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效作风确实感到难以容忍。他们需要的是工作井井有条,在办公室一呼即应的秘书;是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言的秘书;是用脑多于用手、善于管理时间,而不是整天忙忙碌碌、穷于应付而毫无成就的秘书。
$ i: \: D6 w! s
: K6 t  Q- w& S. |(一) 加强纵横两方面的密切联系' k+ K. ?6 Q4 k) s4 J, v) H' h5 }
1.纵向
* J3 J: W2 {4 [- G- p2.横向0 e2 U4 t: p; k3 x6 a) K9 V

. r9 V8 F5 G" e1 E7 w9 b( @(二)把握事务处理的先后次序
  f; G2 t6 e, {1 A: t1.事务工作系统分析法
! L( x# u) C. e2.用"5W1H"法来检查现行事务处理系统的的合理性。
, U* y# d5 y/ q4 q- g$ J4 W这"5W1H"法的含义为:
. ~7 y" a% K! j, @9 K# `(1)Why(为什么)--这是探求现行办法必要性的起点。就个别事务而言,要考察其处理方法是否合乎领导要求与企业目标,就整体事务而言,要分析这一系统是否合理,科学。
5 r- \" o+ d; W% ~% s% }(2)What(做什么)--这是研究现行工作的每一具体内容,重点分析这些内容与目标间的联系。$ ~0 H; Q, r# n; B6 \8 v1 ]1 R
(3)Where(何地做)--这是研究现行事务处理的空间位置及相互关联性问题。
# k* c2 K) U& k(4)when(何时做)--这是指对工作时间的分析,一是时机上是否合适,二是时间长度是否合理。
3 y' z) g1 l/ G; x5 j8 c(5)Who(何人做)-一这是指事务处理中的人员定位问题。
7 A; i# @) D, p1 t0 ?( U6 p(6)how(如何做)--这是指方法分析。如何做最好?有何注意事项?有无更好的做法等等。
# }9 S" d. Z" i: F: ^3.用"ABC分析法"来理顺事务处理的先后顺序。& K) o7 g# f$ Y/ ^6 ^# d
"ABC分析法"是重点分析法的一种,它强调对一切事务应有根据其价值的不同而有不同的努力程度,以合乎经济原则的观念。"ABC法"又叫"主次因素排列图"或"巴雷特图"法,它有两个纵坐标、一个横坐标、几个矩形图和一条曲线组成。左边的纵坐标表示频数(具体数量),右边的纵坐标表示频率(以百分比表示),横坐标表示各种要素,主次因素图的习惯用法是把累计百分数分为三类:0-80%为A类,80-90%为B类,90一100%为C类。. H9 f" b8 e: ~& [
试以某公司秘书事务处理系统进行分析:我们将该秘书所处理的事务概括为五大类:文书,会务,接待交际、临时交办、常规工作(办公室布置与整理、通讯、领导日程管理,档案管理等)。经统计,一月之中,该秘书所处理的各类工作时间为:文书3800,会务2180,交际接侍1020,临时交办1900,常规工作1870,总计10790分钟。各类工作占全部工作时间的比重为;文书35.4%,会务20.2%,交际接待9.45%,临时交办17.6%,常规工作 17.35%,累计100%。
6 u1 p6 r8 i& h) V( z5 S画出前述坐标图,将各类工作按比重从多到少,顺序在坐标上画出矩形图,然后,再标出各类工作时间的累积数,最后将累积数的坐标点连接起来,就得到了累积频率(百分比)的折线.
* v* G* `# C5 Y: ]! N9 R* i. n/ ^, L! Z) v
(三)妥善管理工作时间% Y% x2 P+ l, `: s  J. z+ }
1.确立时间的资源观与效率观。# K: E) I/ q8 Q( e7 g% o, q
秘书工作效率=资源+效率
; B( @* I4 p1 }2 j! H$ j+ a2.学会时间诊断和制作计划。' X; l: Y2 T# h1 W, P+ X; \
3.营造良好的办公环境,挖掘时间潜力。
" x; m) X: {$ g* J/ u- G4 g& y% v9 a6 O[案例]:
2 u7 C" k5 Z6 s: i% ]
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标签:秘书艺术
 
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