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浅谈如何做好秘书工作
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浅谈如何做好秘书工作
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贵州老秘
发表于 2012-7-23 07:05:27
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已近不惑,但从事文字秘书工作时间只三年,只能算是入门者,谈不上经验和心得,但三年的工作经历若有所悟,略作小结,权当抛砖引玉。
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以心态促状态,变被动应付为主动应对
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由于秘书具有服务性、被动性、潜隐性等工作特点,工作中难以做到“我手写我心”,有时甚至有功不能言,工作久了,有可能产生失落、振作不起等心态。但秘书工作的全面性决定了秘书工作需要全身心投入。所以从事秘书工作者要的应当是不求闻达、甘为人后的良好心态。只有心态平和了,工作状态才会出来,被动服务才会变为主动应对。平衡心态应从以下几个方面下手。
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一是要着眼全局,找准位置。要从工作团队的将秘书看作是团队中的一个普通岗位,不要因自己在领导身边工作,而拔高自己的地位;也不要因自己的辛勤付出得到领导的肯定而自我满足。只有站在全局角度,理解工作的性质,你才会在平常的工作中,摆正自己的位置,平和自己的心态,遇到工作时就不会有推委与人的心态,闲时就会主动思考下一步工作,自然工作的服务质量就会逐步提高。
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二要眼快手勤,甘心奉献。秘书部门是各单位的枢纽性机构,内外来往的公文、电话、信件,都要经过这里,各种公事,大都要经它做出安排,每天都要面对和处理一些事先不可能估计到的事件。在多数情况下,谁也不能事先计划未来的一月、一年要处理多少问题、办多少事情。所以在工作中一方面要手勤,以自己的勤奋落实好各项交办事项,同时要眼快、心快,时刻绷紧“随时应战”的神经,及时预见可能下达的任务,增强工作的预见性,以预见性实现服务的主动。
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以务实促落实,变但求无过为劳而有功
秘书主要围绕辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办会办事而工作,从事秘书工作必须树立以“酸辣苦涩,陶冶情操四要素;任劳任怨,练达文章两支撑”的工作理念,在落实工作中推进务实,以务实推动工作效果。
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一要要加强学习,提升办事及实践能力。无论是从事辅导决策、处理信息,还是办理事务,都需要我们勤于实践,善于在实践过程中提炼出准确的信息,总结出可资参考的观点,导出可予落实的措施,这都需要从事秘书工作的人在文字写作、综合概括能力上略胜一筹,因此假期哪个个人在写作、处理事务能力上的自我学习非常重要,要通过涉猎较广的学习提升从事秘书工作所需的各项能力。
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二要注重加强工作协调,形成工作合力。相互支撑、理解协作是秘书工作岗位必须具备的基本素质,秘书岗位职能的发挥需要各部门的相互配合支持。如从事秘书岗位时,常常需要撰写各种情况汇报,而往往一个单位的情况汇报涉及多个工作部门情况反映,这样,写作汇报前需要各部门提供各种有效信息,那么就不能仅仅以一个通知的名义收集资料而已,有时需要通过自己的协调收集一些价值较高的信息来帮助你的写作,所以对从事秘书工作的人来说,有时加强工作协调,促进工作合力就很重要,能有较提高你的工作效果。
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三要严格质量要求,提升工作效率。要使秘书工作在付出辛勤劳动的同时,实现良好的效果,这需要我们在平时的工作中能以一流的工作标准要求自己,有精益求精的工作态度。如在从事文字综合工作时,既要考试好真实情况的反映,又要考虑对现实工作的概括提升,让人读后有所想,有所得。也要考虑文章在结构上的匀衡,用字遣句上精巧。只有以这样的标准不断要求自己,劳而有功才会有可能实现。
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以高质促高效,变推诿拖沓为果敢利落
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秘书的很多工作说来就来,而且有可能是几件重要的事情堆积到一个时间段内去完成,那么就需要秘书们必须有高效的时间观念、高质量的办事手段。
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一要树立标准。要以“操作标准还要高些,再高些;自身要求还要严些,再严些;行为效果还要好些,再好些”作为工作标准,强调“即时办,限时结”的工作体制,将“以一流的工作标准打造一流的工作业绩”作为终极目标。
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二要按时办结。要有时限观念,对每一件事,要根据事件时间要求合理确定工作进度。而对于一些临时交办事项,则应尽快承办。当场能解决的当场办,一时解决不了的承诺办,自己解决不了的协调办。
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三要加强规范。提倡事前有计划,事中有步骤,事后有反馈,注重工作程序规范、内容规范、操作规范,尽量避免工作的纰漏。如在服务领导考察、调研活动中,事前,要及时协调联系各单位,起草专门的活动方案、汇报材料,列出提请的建议、请求;事后,宣传要有效跟进,领导交办事项及时落实,这样调研、考察活动才能真正取得效果。
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以创新促创优,变平淡无奇为有声有色
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秘书部门是各级领导机构的参谋和助手,因而使它成为各级决策部门的组成部分;同时秘书也是沟通各部门单位的重要枢纽,因而秘书也是各级执行机构重要力量,因此秘书工作必须深刻领悟创新的内涵,加强素质锻炼,化平淡无奇为有声有色。
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真正做好秘书工作殊为不易,要使秘书工作出色出彩,离不开良好的心态、务实的态度、高标准的要求和时刻创新的方法。作者:庞新明
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标签:
工作
秘书
如何
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