会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何,不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。3 H2 P' d4 ~$ f4 l: n
笔者在整理、提供利用档案中发现,某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有:* _0 D& `; T& }& [5 N
& W1 a# q3 }! f 一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。: Z( m( Z& n& }' ]3 \1 j4 A
2 P4 Q- j, O z. U
二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。
6 C" t6 E) t, i/ o% P
; y) W; h7 i3 H: h* U 三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本(联席会议例外),给保管和利用带来不便。
0 p% @$ z; m8 y" s6 F% `, h( @$ S5 O
$ X6 ?# p: C5 b1 @. q 四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者,每次开会时临时找几张稿低记录,过后就不知去向了。
3 h+ @* A. e( L9 h . X7 B N7 d4 a* Q J4 V8 C
五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。8 g3 b$ J- Y; _
( D8 c3 h |8 Y1 ^. U- n* L
为了提高档案质量,笔者认为做会议记录应该注意以下问题:
( {1 D( @6 N, s7 F: a
( ?6 O, z8 p1 n1 ]1 e: \( m- E( E8 ? O
$ i' t( D2 A* e# I0 |/ g |