第三专题
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3 l1 k% v' T; A$ L/ N& d8 G加强办公室建设与管理1 C) z! x+ S* x5 h( s( a5 S8 w
: h; x+ \. Q3 D* o一、办公室人员岗位认知与基本职责$ q" Y$ U* q5 v7 y. P$ y: {
* D" G( W% I7 _: X0 \二、加强办公室建设- J/ a# ]% e' O% \, }
" g* q: u/ y8 j: `* b( s* l: M; O三、办公室办会工作基本规范
0 `% W5 r( K8 L5 f+ Q5 S# _8 Q; w5 N% ]9 B# `& ~$ Q# P8 M
四、加强办公室的日常管理0 ~, l* y, Q3 O* s8 I2 P
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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1 l. B( n+ n$ J( m联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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, F4 M& ]+ N) @& _职能定位：
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+ ^2 D9 |! l- B; D2 l行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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/ f& V4 s v$ T' o+ O% ~一、办公室人员岗位认知与基本职责
) h( c% x& w) q; u, L1 b0 J, t- f" \+ X7 r1 y1 S& ~- k
（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：
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6 y5 \% q! ^. _- ]; A/ J! c9 E* v7 f程序性工作；智囊性工作；临时性工作。$ k7 t; y. ~' ~7 S& H
$ A \& ~( N. {6 ?9 I' Q7 p9 V/ S按内容分： y' { v# N9 i4 d, t% e% k# U
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位8 }9 l8 v1 X9 K
* W3 ?1 S3 z$ P. U( \, \0 y, k办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求# t% n2 X. ^5 }; M1 Q% `% m
7 n: ~5 U) d4 b- f! O2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；0 o. }4 ^8 V& U6 p- W
; G/ ~: H0 k1 {8 L# n% u7 ~/ C( [5 v二、要认真细致；: L5 x; h, w* X- h
7 k8 |8 M& O6 s. E) B1 J! n三、要讲究程序(不要打乱仗)；. S0 H' O! M7 m8 P, {( u
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四、要讲工作效率。6 K' H$ L# C8 J' X3 Z# v) B
t7 G' h2 \/ u+ i9 T（四）办公室工作对人员的要求
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* S" @1 C: v( t- c1、思想素养
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/ ]/ r+ n: b& c* b热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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2 h7 M7 O/ X2 i# p% h5 @4 [/ z责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。0 U1 j& c. k- c' y' D% O! n
, G# C3 Z$ y) P9 r- ~+ } C9 w. l踏实肯干。舍得为工作投入。% T" M$ J' [2 ]9 }' B
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（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。7 h- }7 l1 U2 s4 o" M
& s! d% j- B1 _调研能力。善于通过调研掌握大量情况。# ?% u4 A8 w Q6 }) Z' B2 ~1 u, Q
3 o; t+ [' H5 w @思维能力。善于思考问题，抓住关键。& ~; t8 M, L4 Y) Z! o7 D, d
7 ]' B' ?/ Y" u' T, O2 \# W9 a" p表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。 z; k. L) J$ ~' e4 N3 m
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（四）办公室工作对人员的要求
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7 n$ \, X. P/ C( t5 }! y* F' v3、心理素养/ K/ K7 E' A( n) _& }
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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. G4 P' x( s. @0 E" w {# X- e调控力(控制情绪的能力)。
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8 D" u# d1 Y) q8 _6 s; ]: j/ c意志力。/ L% ?7 p. A) D4 H7 S- }& D$ C
+ S7 ]8 |" X7 B) p3 B（四）办公室工作对人员的要求$ e. l v N8 M3 w S. }/ o
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4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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1 C0 l8 ] ]6 X) f8 V; f) n% U全局意识4 ~& W, {; H& `+ R' Y# M* I
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责任意识
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% o. M. d8 t2 i创新意识
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奉献意识2 H/ F; v, P: G- Q6 W& u: T A* p
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信息意识
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! `/ T3 \3 Y" }" U% _* {) v程序意识
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学习意识% D: m/ b8 b" q2 f# N
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（五）领导对办公室人员的期待
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# k& ?2 E5 G4 Y8 d' Q领导测评办公室人员的20道题目3 P' I8 b5 n1 ]9 r( k- k- I% w1 v
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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. I- q x5 H$ M1 I0 K$ u. U他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?1 l, H# ]) T0 S4 {
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?" U/ b& Q) a: w. ?$ j$ M
4 R8 q( j( L. @: J3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?+ J8 d0 M O" u! e% c) T
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他是否很会安排时间?( m: k2 x" z6 a$ D% F' J# ]9 j
) Q4 _( [- L6 w! [" v: c2 u4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?. f' a: T, y2 C" Q( W* j; X
7 G4 g1 V6 H' F- a' R! F领导测评办公室人员的20道题目
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4 R; }) B* V3 K7 t5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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n) i; j+ M( G. S/ _能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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+ E8 `5 g- a: x8 j. N5 B& j: ~ u- Z能否制订新的工作制度或工作程序?
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( g- c% Q4 I, P( G) X; P% `, M+ \( F他的工作有条理吗?0 R& y+ t' n% p8 O) j8 @' D3 E" Y8 p
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7．他是一个机智的人吗?" m% V+ b9 ~9 I+ H, |
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?6 C2 U+ e- ]/ x
9 B* h( M' W8 M4 N5 Q2 k4 `8．他能否提高文件运转效率?8 k6 g% X. F W/ K: c. @3 ?
) A5 T' i. m4 D( B8 T9 S2 o* Z" C
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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; O; i7 b* p5 b" T# O2 ?领导测评办公室人员的20道题目
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1 h% O6 |5 V4 g# p% }6 g) K1 ]9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?/ Q3 P% ~8 Q8 B! ^( j
9 M( ?2 [3 k. S, B4 o4 ^1 I0 \10．他在危急关头是否沉着冷静?+ G- h* g5 `3 ? M( |
" G+ m) M' r/ T当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?- A; t h" X! O& K) U% Q8 k( P& f
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?9 y! H& Q' P1 E- {9 r7 C& r
1 R# H& H0 R! S3 L( p) \你能把一些机密信息资料委托给他吗?% e& W& m; N0 b* ^) D$ E# y
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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+ g$ S6 I- X v/ @6 e3 C5 m- ?# J: p- z是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?. f8 l' T" i+ M8 f4 A
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领导测评办公室人员的20道题目& i; v6 D9 w* D- e% ^
& r/ s0 K( Z0 r) Z O13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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8 `4 W; Z4 T. u, u% Q! a6 R而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?! e: e" {7 r/ t2 w$ d7 K! q% K
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14．他是否有个人学习计划?
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, V6 ]8 Q" G4 T1 ^+ G是否学习管理方面的知识或参与管理活动?+ v; Y" O; R. X& M* s M
C7 v% z+ f" ]是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?' g F1 }, ~1 [) M1 r4 i
1 U. \0 ~* z3 l8 w: B# j3 @15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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4 ~! b. o& V X; K, i" h$ z能否准确地传达你的指示?6 R4 ~9 r$ I# U- {$ W9 S
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?; g: d0 u- c7 X+ W8 A- m6 K
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16．他是否按时完成每天的工作?8 s) e! r! c! k. h( Y/ A! b
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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! t! @5 w1 O$ N领导测评办公室人员的20道题目% z1 c; Z8 Y2 f3 L
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?- ]' x; u6 L& A% }! C1 X
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?" P- ^3 E( H2 N# ]! x
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19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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; _: y+ a4 r% J4 A* U6 N2 X20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?: l- G( ~2 L4 T0 m7 @/ w; B
/ @* `) z J8 y0 w( x# B' [启示……- p1 M! M# ]( R
8 y" {# i; y+ {: ?, Z6 ?$ d二、加强办公室建设2 E7 T* s/ z$ f4 N1 c2 m
9 V1 w% }( W& t! Z1 Z: S& D（一）办公室建设方向2 ^) V% B+ [/ O+ w, h+ y& H8 u
t) B/ ]0 F# G( R1、不断优化硬件和工作环境' M2 b2 r% ^% @
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2、积极推进建章立制工作" m9 v* w# c( k$ n
|! ?1 L- m+ |6 U3 Y0 u3、努力营造和谐人文氛围
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% |; d! D( h1 J* r& g4、大力倡导团队精神( T( P: ]) {; ^9 |" ^
, S& x8 O% i- r: e
（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规3 U' z6 _# n0 H% r1 O, y$ g. {; K
$ x* D2 ]1 c% V4 w/ ?! X/ r良好的礼仪形象( g1 {: ?6 F& A- j2 z* q- B
( B1 R! ~. Y7 M9 D% h8 S良好的电话形象3 E* k' s* n \
0 P9 O5 [ D4 ]7 {0 E/ b良好的文字形象7 E" V2 M0 H3 g
6 Q+ _* ~4 E$ H+ v& o4 ]良好的语言形象- p9 t4 E, P2 n
; h! R5 ]0 B- A
二、加强办公室建设3 f2 J9 Y+ Z7 e
! {% Z$ }0 {6 |" R( ?+ m（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；- B3 I. m1 O1 K" }9 t! ?9 |+ s
1 A; V" Z; B9 |& J l% q& ]" j, x2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；# A1 \8 d9 R5 D8 O# N! I) g6 Q! b
1 I$ l7 ]8 p1 q& F n% k- b0 k
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
2 P2 A" z- ^4 ^5 R2 R- M9 i- o g* d7 d+ ^5 B
4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；% q% k( G8 Y' `; ^ T% {
8 y0 c+ a' }7 j6 u$ W6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；* X" S9 p) N$ h- G/ a! i
2 Y' ]/ m, c2 _, w) k* Z4 D$ B: i" l8、不居功自傲，有容人雅量。: J7 x, {7 h I6 ~2 w" n! e
, q& w z9 @4 @9 B' H三、办公室办会工作基本规范
# [/ M: D) L& \+ m; o
7 T0 R: e1 l5 w# J（一）会议服务的基本内容会前准备工作6 o, S: @$ u* W% x8 Q9 N, M$ n4 K
+ \4 `4 z2 ?- K, I4 w
1、设立会议承办部门和服务机构
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+ z- F. _6 l1 T; t- V' [- f: J( H2、协助领导确定会议目标和议题
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; f, f9 Z! f9 |1 L; k# G. l6 U（1）确定会议目标0 x [ W* A3 ~9 V$ Z
7 S5 W. H# |3 B* X% c0 r! C
（2）拟订会议议题
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+ o% v5 m& T, I5 o/ n0 S3、拟订会议财务预算和会议方案
+ c) B1 s4 t! S: I, B+ G2 J7 U4 o
（1）拟订会议财务预算5 c$ |3 X( L) }; _; K
3 u9 b1 v' d1 h/ |1 w D' J: O
（2）拟定办会方案
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$ g- b5 t1 N) o（一）会议服务的基本内容5 k9 j: ~' a$ z$ U; N# X& y- z
* I+ Z& Z/ k4 { e* c: y( c
会前准备工作" }8 i. }/ d6 U9 i3 J& m9 s
# Y3 c9 k# R5 Z- d7 I5 H4、确定会议的议程、日程和程序# o! h" ]2 o) u
+ H, n ]' {& x8 l5 F, c
5、分工撰写会议文件! I4 _- _) I, z$ u( h9 ]
, v- [8 A1 i0 p$ Z0 h6、确定与会人员名单以及会议编组方案. T# |# L9 u3 G9 T
* ~* a, g) p7 q4 D9 O, Q* ^: x* h7、会场的布置工作
2 V: B5 p- g4 R5 j0 [' b
9 n2 ^( c( h" Z' c% |6 g; v- b衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
2 B6 l& Z/ y7 I. d' H' f; [8 v% I' {
主讲：姬瑞环
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