办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

3 C2 g4 ~0 B5 e8 _* C0 s9 z1 H加强办公室建设与管理
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0 E& A; t: C# F6 Z6 s一、办公室人员岗位认知与基本职责
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* h: t' B; V; m5 R* W5 c5 f二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责

' Z* ?" v; h% b（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

* m. E( U  J6 ?8 s5 F5 y% n% z程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

5 e$ V. L6 h, ]  T* v1 W7 f$ X' l综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位

# x$ ]" R+ d7 Y  A& ?; E" a办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

2 V1 q* ?* S* h（四）办公室工作对人员的要求
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9 l8 V. P$ V7 u$ e7 y2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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7 M6 }' w/ J% ^7 h一、要讲事业心和责任感；

4 ^% r9 D9 q! W0 _二、要认真细致；
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: J; g6 M! J9 I- w0 l3 T2 t, Y三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求

( u( i- _0 u4 T% O/ g& R1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求

6 q0 V9 t( i! ^+ \* |7 q/ m4 j2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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4 C: C* J& ]1 K  @; R* S4 h$ A1 C思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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9 n# s$ S# A+ T* Z8 g; G  u表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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1 V4 Q9 i" C+ `$ t% E心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

. @- N8 ~2 s; e2 Q: ~3 A! u0 P注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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0 d, Q) x1 [8 o* F9 o调控力(控制情绪的能力)。

意志力。

1 N( X8 N- e3 _' r6 U& B* S（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
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- N! z# ?, Z: P: w做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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$ ^# x' w: Q  p5 h8 ^全局意识
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责任意识

: W# M  v9 ?: [: e  G创新意识
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奉献意识

信息意识
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程序意识
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学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

$ C3 ~5 V* o0 m1 ]领导测评办公室人员的20道题目

0 [. @  u0 @1 n# b; S- Z  V1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

+ E  h, M. J( U0 x/ P- j3 N  y+ z他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

& f' N) y' E  _* h" N& L2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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: @: e1 B1 v$ h6 I7 H8 m他是否很会安排时间?

, _6 h& h7 {) h+ Q) i% \* i5 q+ r4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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4 S7 c- l$ M$ A  g( O; n" U领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

2 O, ~! g+ ?" y5 J能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?

9 N- j3 t0 a3 B0 }/ P他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

& L% a: X3 y+ r3 T3 p8．他能否提高文件运转效率?
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2 o: ~! [, q# Y7 u能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

. G4 i  i: q5 ~; ]1 g能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

+ D3 V0 }, w; j3 R  Y! u/ j$ ]领导测评办公室人员的20道题目
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& V( Q% x3 f( v+ s& r8 z9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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2 [9 u' n# ?* u4 R0 d3 Q5 h当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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  P, i8 b: m4 f) d12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

# a2 y1 r% n) A) c4 n( v- ^/ s而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

* \* c* ^& G, z15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

8 O  c2 r2 `: G# c能否准确地传达你的指示?

$ p* r2 i8 B6 `, q能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目
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0 Z9 X- e* R: v7 k! [( P/ H7 B! \, `17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

) a) c: `  i  T& T3 A19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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# K4 G6 s8 b- C! S) F0 }+ Z) l20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
3 f, F$ M" V, J6 G' w' i- s
, |2 Y% i5 R9 ~$ D/ i, l4 t启示……
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/ W( c* d; G9 _4 V" p9 `3 T  X二、加强办公室建设
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* g7 w" q+ U! J/ m% _（一）办公室建设方向
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5 g; g, e6 i4 _0 b% }9 z1、不断优化硬件和工作环境

$ F' }8 }% U2 X0 ^" K; E2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围

8 D3 ^* Q% G# `8 t" n' F! C' z4、大力倡导团队精神

) y1 }6 A1 m( j5 g& W（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
$ ^" H: B7 m* t
, O7 e7 S# ^3 X+ K  V; a* Y良好的礼仪形象

良好的电话形象
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! D3 K+ Z; [  P, \6 k4 t良好的文字形象
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良好的语言形象

# A0 q  P; G* \+ W) c. u- N+ b7 M二、加强办公室建设

# \+ T" x2 Q/ U" H- y5 Z8 Q（三）人人争作办公室受欢迎的人员

, Q: i+ B9 i0 M1 u6 p; j1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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/ }' U. \$ T+ S+ G, b2 q3 `2 j! e3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

+ C2 O% y, S; `+ f  m4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；

6 e! ?  t+ ]) v* I' `6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构

3 X2 N3 h! {! k* _2、协助领导确定会议目标和议题
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/ v$ l, x  ^! P% p$ u! c. s（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容
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" a3 c7 [2 J; Y' h" B% m会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序
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- x7 b3 [  L, o5、分工撰写会议文件
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, v* w7 U3 m0 O; d; u' R; E6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

! c) ^$ h$ i" I* E, `5 U主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~