秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。近几年来,当参谋问题引起了秘书界极大重视,大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下,对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法,试就“办事”的学问作一番探讨。 . o$ q' {5 A# t* A
6 F4 H1 o8 d0 r 一、如何办好领导交办事项 3 E# a" U; z* u( g$ z4 \
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(一)接受工作任务要弄清“三要素”5 ]! B, G/ k' D) Q" ^3 H5 H4 E- m
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领导交办工作任务,大体都有“三要素”:一是内容——办什么事;二是时限——什么时间完成;三是要求——工作质量,注意事项等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把“三要素”搞清楚,为把事情办好创造前提条件。
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(二)优化办事成果“三比较”
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0 T. U4 g' j. ~/ j0 U) I0 z0 j 办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是“利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小”。3 V% P9 R5 j8 u5 C* k
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(三)把握好办事“三形式”2 H& J0 }' F) G# p+ G# H2 V
: f( N, B1 ~* b. a6 h 办事可能出现三种形式:% v& T: S$ B3 v, y0 v: S' k
$ K6 G. N/ w+ J) k5 j% W 1.单一办事——在同一时间内完成一项工作任务;
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' }& a# E3 J4 `( p- ~0 k- @6 g 2.交叉办事——同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;
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- ^( ?: g) v$ C0 [2 S1 T 3.穿插办事——三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
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4 p! y" i7 M7 v (四)检验办事效率“三标准”
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秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:- r5 T" X7 f8 Z$ A
) t" a$ O6 d! J0 G4 W9 x( K l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;
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2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;5 Q2 q/ t4 t9 H
7 u' E9 }+ O' c3 S 3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
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(五)向领导复命“三注意”. v5 G/ c6 `' x0 n
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二、如何办好请办事项
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5 V& \1 v/ N, f# z8 U 做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。0 O8 v k }% m" y6 O/ \
" l3 b, y, z) {3 e: }# l* p 1. 精心准备,提出合理建议。, G/ M) I6 z0 i. t- |
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2. 讲究方法,选择适当形式。 & q" J1 Y4 l. \5 `- s; w- q* Z! b/ {
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3. 注重程序,坚持逐级请办。
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4. 提高艺术,优化请办效果。
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+ [, Y" w) ~: J- r4 k, c 5. 以缓应急,避免紧张出错。 |