秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。近几年来,当参谋问题引起了秘书界极大重视,大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下,对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法,试就“办事”的学问作一番探讨。
# k4 L- v; y' b+ V6 q( q! H
o* |+ S8 q5 @- Y3 t' h2 ~) Z8 M5 M 一、如何办好领导交办事项
( j$ L* A$ D. O, Y( @/ \# _) r) c' M& u& i; A0 L" B
(一)接受工作任务要弄清“三要素”1 O0 e x) i' k [9 T- M
: l6 Z$ \' t; \. B5 j 领导交办工作任务,大体都有“三要素”:一是内容——办什么事;二是时限——什么时间完成;三是要求——工作质量,注意事项等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把“三要素”搞清楚,为把事情办好创造前提条件。
6 `2 [& k4 L! r1 e4 H. |8 `! \5 ]
(二)优化办事成果“三比较”( w" q5 S. L/ E% [
; Z& R3 n+ Q! [ 办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是“利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小”。
% @/ R, X, u' j. `* p1 W3 i. ]! N+ L$ g+ ?' F/ x! P
(三)把握好办事“三形式”
) G1 h3 s# N+ _) W7 R8 v: F4 a
/ [! t) ?% B; m1 s; V9 N$ [$ m 办事可能出现三种形式:3 q: C: k6 S9 U1 U! Y' q: K
. Q+ k+ o7 {8 K2 g' _, {) F 1.单一办事——在同一时间内完成一项工作任务;; g6 V c. e& p4 Z6 P- N
3 N; g% m" E" e( _ 2.交叉办事——同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;/ y' T1 l# i) J% D" f7 R
* n: }8 t7 N" I, c( S& B 3.穿插办事——三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。 / T9 {, P/ `! e# h
2 O& o1 |+ f( K* |7 _6 |* ]4 y. J0 n
(四)检验办事效率“三标准” ) W3 k4 |' z1 H7 K: P: i
: b3 t; V' y ?7 ] 秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:5 t4 g* S; T1 ?" N$ _7 l! M |
6 n1 @. f! A( K3 d6 w z* T l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;4 T. w7 w4 S4 {% p" V
0 ~! ^4 q3 a! n8 v3 a8 K, `0 Y 2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;' P5 F- i2 p5 @# U: s/ g' V
) J$ S! i6 F# n x; j# G* `8 u: k 3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。$ l7 a. D# O* c3 B
! k, J& U3 t" e, a) w% J0 P K (五)向领导复命“三注意”
8 I, F- f/ K: ^3 \ y3 y g% @) a4 D: D% `+ w( T: g1 P
二、如何办好请办事项7 S. l& h o4 L! j+ |
3 H1 f+ p2 C& }. t" z) _
做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。0 t3 j8 r; M- ~% u. t
3 ^; c' M- w0 ]# |
1. 精心准备,提出合理建议。% h) k$ @* B: B- h# S, ^4 o
7 o7 |: `# t: A8 ]9 j, u
2. 讲究方法,选择适当形式。
s, O6 Q- ]1 P7 s, G$ F
) \& h- k, u! w) I& p+ C c" J1 v- J 3. 注重程序,坚持逐级请办。 % v3 @9 j& N5 {; [
2 B! x6 E$ r7 M. |% m8 t; Y) U
4. 提高艺术,优化请办效果。 ' F0 `/ I1 ]5 N% y# H
5 \! h B% s% i9 l% V( M o* p
5. 以缓应急,避免紧张出错。 |