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[会务安排] 老秘答如何做好会议筹备和组织工作

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老秘书 发表于 2011-8-4 17:58:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

! x) Q ` ^3 k6 J% J) c2 n

 

0 Y8 p3 a& ~4 ~5 O/ j# X2 |" V

现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?

# ~/ ?5 h/ Q! ~0 w

 

+ k9 b+ p' v& t; c

老秘回答:

0 J; h2 E, f* r/ R

 

, N1 L# i Q4 m( w& S

会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。

! z* Z7 n4 b8 ?+ a6 V, L

 

! e) O' e9 a6 {

●使会议开得卓有成效

$ j0 J/ D1 N+ |# R

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

; v0 i) J5 x8 D+ j1 y k

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

1 C Z) l2 l/ d* L

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

. w2 s' q0 m; c; ^& \% [3 _

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

! [; G% x# M" T2 ]. A" `

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

/ L- D6 l+ c( [- n. q% A* r1 M7 j

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

. m2 u3 g6 F: d

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

3 J; { n: q9 J* d# {5 N0 }+ ?

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

4 G0 h3 g. U3 g; h5 \# o$ Z

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

) N4 `/ ^9 N0 M; ~: R

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

# h- R/ n8 r) [4 {% a

  10.信息要加以选择,避免过多。

9 G2 B* T7 Z% l' e& W% E0 ]6 {

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

% C# {. `! Z; e8 A9 S0 ]7 V* [- x

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

: _3 y( Q. t% \ D/ `' E4 a5 r9 {7 ]6 a

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

/ o# g/ E! g4 E- p9 o& C Y

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

2 S5 c6 Z( ]# `. O% ^$ M, d! [

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

" T+ F$ U0 P! u3 Q7 E) C

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

. R& R' o$ J0 h

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

% q( J4 z# a# v( h

  18.会前先拉几个盟友。

' p5 ?* L4 N8 w) `( z. q

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

1 ~ S( E# |) O& ]# G( |4 O+ q0 E

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

1 m) h; M) p S3 `+ ]

  ●会议准备

1 t0 H" W) ^6 t8 H K9 I& H# x" p& E) T

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

; a. e3 a) d2 s4 [" o) O! Q

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

' B( O8 c- m, D) t1 B/ d7 N/ r2 n, l

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

# G J" q/ O: r' C4 g3 ~4 ^$ O

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

: m! g3 H1 \& `; I

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

5 {( ?4 F5 c$ q, U; ]& [+ @) @/ m

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

' `# o7 p, D' O/ `: m' u

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

9 L- I: }2 X6 k- Y0 v9 _; K

  27.议程要尽可能短小简单。

7 }9 Y% M0 e. L" h) R& L/ g

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

- O* m9 T/ a; s N. f4 R3 ^1 g7 O

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

6 }6 Q/ S [- y9 i% o9 p5 @) J

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

4 l( f/ p; X3 F

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

1 a) W2 Z! Q/ X; L/ A

  32.必须将电话转移出会场。

, X: J& F% R8 I) y" d1 x' K( Y/ t4 W

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

: K5 F* X1 F7 Z7 `/ D& u) H

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

! k) w E+ F* Y8 R$ L+ m

  35.要找个确保没有干扰的会场。

) S! l; n. @0 H* T$ e) H

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

- d h9 _7 @; T% P9 m- D% |7 |1 v

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

, Z8 s4 f$ B- G7 o+ a

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

1 L# f( s( s: N1 U) m q

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

7 h9 z+ U. m1 M

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

( a& b$ M7 v0 j8 {. I8 c T

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

, E/ \8 v5 j2 c& L

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

4 I8 f$ A, Y) }& A! ~# x

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

# v& ]" x/ H, I, M

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

3 Z5 M7 F0 I3 S2 E+ S& Q/ r7 B0 C

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

& S3 O# A) D2 X; d. @3 A

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

4 {: p: B5 ]7 V" o8 C' z+ _ {3 c

  ●出席会议

/ e$ O, V. @, J) O% t$ I& i

  一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

" V* ]" Q5 @ o

  47.会前拟出自己的发言稿。

4 u% K9 S$ e1 p3 q$ X, i9 t) L/ T

  48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

& k$ R0 Q! B1 Y! `2 x) d

  49.要保持积极的脸部表情和音调。

/ l) ^0 h1 f2 F2 |$ F+ o) P3 D

  50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

" |; o3 f! \- x; S
& i- b" a7 ?, I1 e6 i1 r

  51.开始发言前先作深呼吸。

- u7 W( j2 X. \9 {2 h2 g

  52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

( \; u, ^+ w. p% w, h0 t, {

  53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

z# S, @& J9 C. D

  54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

& U& [( F+ [5 S4 ]1 o o( s

  55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

& T6 g- G, R8 O% p2 @

  56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

9 p, Z. Y- i# F9 ]4 `0 | G

  57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

1 a0 G: z+ m; H2 m9 `

  58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

0 M- g8 N! E" Q' u$ G6 w

  59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

% i, ?( J( J- q

  60.必须按照议程顺序作会议记录。

( t6 |0 {1 u0 B

  61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

7 S6 s" U" f- }1 T* W0 _7 B

  62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

: j4 `3 v6 c4 P9 Y8 P* w$ R

  63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

+ m A& ], f6 ?8 B$ j. ]

  ●主持会议

& h- d2 _ Z9 h/ H+ @8 x

  每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

0 |6 T- _7 x. z

  64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

# u( _5 ]' o, @ j( y( ], b9 z

  65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

5 X* x' i4 d. B$ l7 U1 U, R ?/ L |

  66.尽量于会前认识新来者。

2 u+ Q' F S( b; q$ S

  67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

$ d% d- O) D w- k1 d2 S" C: l

  68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

; ^3 |9 [. q1 K# w$ w

  69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

6 d4 s' Q& @) ]) h

  70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

/ F" H7 i& E" L$ l3 l# p

  71.要制止支流辩论和私下交谈。

" v5 x5 g& b" k1 G, X

  72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

! b4 N8 _ y/ m

  73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

$ _2 D/ l( N, M. g E9 i

  74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

" \7 \8 _3 n, g# L o6 S9 ]7 g

  75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

, [3 t x7 \% l4 x+ L( x

  76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

/ a+ e& Q: V' a- w0 C5 S u

  77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

8 W1 ?+ L1 N: w6 a' I8 x

  78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

4 t: _5 a+ Z- s/ ?, E' ^8 l

  79.必须清楚每次会议的规则。

# c$ H7 t/ u! c& H% Q

  80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

5 m+ d$ S+ m% B1 q7 F3 i

  81.要改变会议气氛,须先改变议题。

" y( V5 u2 ?4 i

  

' Z1 x2 _" m, K! C6 U) Y

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精彩评论5

正序浏览
老猫 发表于 2012-8-25 08:00:17 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议,也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大,任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义,进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来,切实增强使命意识、责任意识和服务意识,以高度负责的态度,以良好的精神状态,全力以赴投入到大会筹备和服务中,认真细致、优质高效地完成好每项工作,保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致,努力提高服务质量。强化细节意识,牢固树立“细节决定成败”的思想,坚持高标准、严要求,精益求精、严谨细致,认真对待每一项工作,高质量完成每一项任务,努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作;州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作;州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合,全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识,相互理解、相互配合,努力形成整体合力,做到让领导满意、让代表满意,为大会的顺利进行作出积极贡献。, b; [- v4 c" u& _! c

( A: d6 S6 B. N  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调,要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度,按照各自的职责分工,全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求,对每项工作都要细心研究,每个环节都要精心组织,力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些,确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识,切实增强工作的主动性,扎扎实实地做好筹备服务工作,优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上,进一步细化责任、落实措施、查缺补漏,抓好落实。
 
czl 发表于 2017-3-23 10:31:48 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习了,新手求指教!感谢无私奉献!
 
青蛙 发表于 2017-6-22 15:04:19 | 显示全部楼层
 
专业写文章
谢谢楼主大人不吝分享
 
小马奔腾哒哒哒 发表于 2018-5-27 19:54:31 | 显示全部楼层
 
学习了,很详细,认真拜读
 
buding 发表于 2019-5-16 21:58:49 | 显示全部楼层
 
认真学习。谢谢分享!
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