网友提问:
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0 Y8 p3 a& ~4 ~5 O/ j# X2 |" V现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?
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+ k9 b+ p' v& t; c老秘回答: 0 J; h2 E, f* r/ R
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会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
$ j0 J/ D1 N+ |# R 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。
; v0 i) J5 x8 D+ j1 y k 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 1 C Z) l2 l/ d* L
2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。 . w2 s' q0 m; c; ^& \% [3 _
3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。 ! [; G% x# M" T2 ]. A" `
4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。 / L- D6 l+ c( [- n. q% A* r1 M7 j
5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。
. m2 u3 g6 F: d 6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。
3 J; { n: q9 J* d# {5 N0 }+ ? 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 4 G0 h3 g. U3 g; h5 \# o$ Z
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 ) N4 `/ ^9 N0 M; ~: R
9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。
# h- R/ n8 r) [4 {% a 10.信息要加以选择,避免过多。
9 G2 B* T7 Z% l' e& W% E0 ]6 { 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 % C# {. `! Z; e8 A9 S0 ]7 V* [- x
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
: _3 y( Q. t% \ D/ `' E4 a5 r9 {7 ]6 a 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
/ o# g/ E! g4 E- p9 o& C Y 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 2 S5 c6 Z( ]# `. O% ^$ M, d! [
15.会议要尽可能小,以免分散注意力。
" T+ F$ U0 P! u3 Q7 E) C 16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。 . R& R' o$ J0 h
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 % q( J4 z# a# v( h
18.会前先拉几个盟友。
' p5 ?* L4 N8 w) `( z. q 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
1 ~ S( E# |) O& ]# G( |4 O+ q0 E 20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。
1 m) h; M) p S3 `+ ] ●会议准备 1 t0 H" W) ^6 t8 H K9 I& H# x" p& E) T
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。
; a. e3 a) d2 s4 [" o) O! Q 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
' B( O8 c- m, D) t1 B/ d7 N/ r2 n, l 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 # G J" q/ O: r' C4 g3 ~4 ^$ O
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
: m! g3 H1 \& `; I 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 5 {( ?4 F5 c$ q, U; ]& [+ @) @/ m
25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。 ' `# o7 p, D' O/ `: m' u
26.任何议程变动都必须通知主持人。 9 L- I: }2 X6 k- Y0 v9 _; K
27.议程要尽可能短小简单。
7 }9 Y% M0 e. L" h) R& L/ g 28.尽量将议程限制于一页纸上。 - O* m9 T/ a; s N. f4 R3 ^1 g7 O
29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。 6 }6 Q/ S [- y9 i% o9 p5 @) J
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 4 l( f/ p; X3 F
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 1 a) W2 Z! Q/ X; L/ A
32.必须将电话转移出会场。 , X: J& F% R8 I) y" d1 x' K( Y/ t4 W
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 : K5 F* X1 F7 Z7 `/ D& u) H
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
! k) w E+ F* Y8 R$ L+ m 35.要找个确保没有干扰的会场。 ) S! l; n. @0 H* T$ e) H
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
- d h9 _7 @; T% P9 m- D% |7 |1 v 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 , Z8 s4 f$ B- G7 o+ a
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 1 L# f( s( s: N1 U) m q
39.座位之间应有一臂长的间隔。
7 h9 z+ U. m1 M 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 ( a& b$ M7 v0 j8 {. I8 c T
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 , E/ \8 v5 j2 c& L
42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。
4 I8 f$ A, Y) }& A! ~# x 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
# v& ]" x/ H, I, M 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
3 Z5 M7 F0 I3 S2 E+ S& Q/ r7 B0 C 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 & S3 O# A) D2 X; d. @3 A
46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。 4 {: p: B5 ]7 V" o8 C' z+ _ {3 c
●出席会议 / e$ O, V. @, J) O% t$ I& i
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。 " V* ]" Q5 @ o
47.会前拟出自己的发言稿。
4 u% K9 S$ e1 p3 q$ X, i9 t) L/ T 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
& k$ R0 Q! B1 Y! `2 x) d 49.要保持积极的脸部表情和音调。 / l) ^0 h1 f2 F2 |$ F+ o) P3 D
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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& i- b" a7 ?, I1 e6 i1 r 51.开始发言前先作深呼吸。
- u7 W( j2 X. \9 {2 h2 g 52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。
( \; u, ^+ w. p% w, h0 t, { 53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。
z# S, @& J9 C. D 54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。 & U& [( F+ [5 S4 ]1 o o( s
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 & T6 g- G, R8 O% p2 @
56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。 9 p, Z. Y- i# F9 ]4 `0 | G
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
1 a0 G: z+ m; H2 m9 ` 58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。 0 M- g8 N! E" Q' u$ G6 w
59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。
% i, ?( J( J- q 60.必须按照议程顺序作会议记录。 ( t6 |0 {1 u0 B
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
7 S6 s" U" f- }1 T* W0 _7 B 62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。
: j4 `3 v6 c4 P9 Y8 P* w$ R 63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。 + m A& ], f6 ?8 B$ j. ]
●主持会议
& h- d2 _ Z9 h/ H+ @8 x 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。
0 |6 T- _7 x. z 64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。
# u( _5 ]' o, @ j( y( ], b9 z 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
5 X* x' i4 d. B$ l7 U1 U, R ?/ L | 66.尽量于会前认识新来者。 2 u+ Q' F S( b; q$ S
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
$ d% d- O) D w- k1 d2 S" C: l 68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。
; ^3 |9 [. q1 K# w$ w 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
6 d4 s' Q& @) ]) h 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 / F" H7 i& E" L$ l3 l# p
71.要制止支流辩论和私下交谈。
" v5 x5 g& b" k1 G, X 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。 ! b4 N8 _ y/ m
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
$ _2 D/ l( N, M. g E9 i 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
" \7 \8 _3 n, g# L o6 S9 ]7 g 75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。 , [3 t x7 \% l4 x+ L( x
76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。
/ a+ e& Q: V' a- w0 C5 S u 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 8 W1 ?+ L1 N: w6 a' I8 x
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 4 t: _5 a+ Z- s/ ?, E' ^8 l
79.必须清楚每次会议的规则。
# c$ H7 t/ u! c& H% Q 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。
5 m+ d$ S+ m% B1 q7 F3 i 81.要改变会议气氛,须先改变议题。 " y( V5 u2 ?4 i
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