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2 V% C7 R0 h8 c- A 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：( l7 x! a6 _/ f: R* z
做会议记录，写着写着笔没水了；
9 v2 _. M0 r7 Q9 G F! e) ? 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
J# N5 }7 ~' P: j- Q5 K 用胶水时，找不到刷子； + b/ V) Y/ p. o V: d+ a8 y; K
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
$ }. p, C. P" ?8 S' ? 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 0 Y: l. R0 W$ ]$ Q2 i& S/ I! {
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
1 [6 x; n) P) l8 H 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
# n8 P6 P1 w0 ?0 W% D 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 3 C7 M9 o; I+ s4 S1 ^; C9 c
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
" J' X: c9 v, G) h2 m# q 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
8 e9 e- F& F! r2 B 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ( d! y$ }2 X5 I" e- K- k( G
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
( s; p) I; [1 N' i1 X; d! Q 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 / ?+ l- o& n, w* h4 R
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ; d' u ]; p8 g' x6 K
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
. G2 C! T: `" s+ z" u+ V/ z 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
9 R( [3 Y- b, {: i6 L 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ! C1 p% O- i" H# C3 r3 l4 `* \
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 . ]4 M4 D+ Z; Z+ S; N! p! t
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 6 b9 m! w8 \, D- n; w
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 4 L5 e6 c9 G+ L! e
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 5 n9 D; U! t8 o" \) _
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ' u% h9 D" O) O
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
1 T: N' z, X8 W! A6 F 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 $ @: D4 `0 }# F6 q E/ M1 V
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
/ f4 f" G P3 T8 U% K% @: b( V" Y 9、与本职工作有关的表格。
! L" j) x7 W6 r& \" W 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 4 I2 I! ]. m. X+ [5 s$ X3 p* d
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