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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：" ` @2 h1 e, M4 n$ O/ R0 Q) B
做会议记录，写着写着笔没水了； / y; Z7 X* O/ w) h& |$ V% k3 H8 {
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
) ?& d# l9 p' T 用胶水时，找不到刷子；
) J4 k5 u7 b' Y6 ]0 z 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ) {3 I/ e8 ?8 f9 z& A- n7 Y
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
9 ~ Q( v! L) l5 [! J! i 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ( n1 @+ R5 Q H( {
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 1 }5 b# S/ ]" b2 E
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 " ?) h5 T6 r9 u3 T: C( r
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 . e" d& t$ V) l: M
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
5 X! u6 k% ]# h3 _ 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
9 R6 j9 `$ V1 k3 S 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
; c3 F* _% y% \9 D) Z 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
$ N+ x L$ ]( O1 h* m ]. h, X 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 4 ?5 g' t2 x% n1 ?" V4 [% D
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ; _; |$ G% O2 u7 R
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： " V2 Y6 ?) `: Z3 p$ b9 C
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 0 U1 h& @' w& Y# q; W
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
, N3 r- Y2 ?! G- _3 i 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
+ z& w$ g$ r/ R% g% |* A. ] 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
; H: k5 o' R0 v7 s3 F, M G2 X 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
/ C* s7 t+ F6 K 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 # w. b4 k, p7 K0 C2 w9 e {1 R0 n4 n9 A
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ( G4 c9 y' }; |4 g0 L2 v4 |& \" T
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 9 B3 Z7 ]; r, q' R5 R
9、与本职工作有关的表格。 3 A- A- l! _( g0 T$ U" n3 v2 O/ B
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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