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1 r2 C1 q% z0 _ R/ }- } 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
) F1 C! _) g+ Q3 K 做会议记录，写着写着笔没水了； 4 C6 c6 A7 `# B) Z
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
& O0 y; S& i8 m( }+ W) L 用胶水时，找不到刷子； $ t, T& z k3 g
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
, P9 o6 D. k+ Z* ` 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 7 i; y F* D6 p: ?/ n0 j
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 v2 h* [2 f: f5 S& B
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
3 W& d3 X8 m, I 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ; x+ p2 V3 d$ w, r
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 , K; p( W& i( M! p! R( |
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
# j( h# Y9 {( c# a | 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
- {% [$ {" s2 Y i% V 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ; `' G, R6 T; ~
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 $ r ^; c7 N) k; ?# }" t
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 8 P+ O2 E' Q f8 p
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
. f& R# m% r6 U9 s& ^ 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 7 {1 ~- E' Q, T; S. J% i
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
/ U1 h2 V0 E+ r4 U2 V+ |5 d 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
0 Q* O7 s0 k. s$ q& V 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
3 y9 {/ w. t+ q' N3 ?& L! ^% A" ?/ q7 p/ ^ 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
( e" D' O: j! z5 B) M" y* y1 g2 u# d 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
4 s. q# V' ~, k& ^! y 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
! G3 ]3 T5 ^+ P) f, ~ 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 : |+ f3 T6 l3 F& w9 L$ T1 `" j
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 4 ]7 \* i' M: S# E) x
9、与本职工作有关的表格。 + z& c/ {- Y1 k7 T0 y1 F! g2 {
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。$ L/ X0 p& q* c' h( V# Q/ J
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