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一.总则
8 @, W( T2 L4 J, @7 f 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 + X. m5 o( V9 _ q/ \! ]
本办法适用于全公司各部门。 & A* \* i: s+ S& w; N% j
二.对外接待范围
: z x8 y" X6 {* D; V& q 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 - |! ~4 J, K$ [4 i9 f1 H
接待的对象分为内宾和外宾。 4 i# F b3 d+ b4 u
三.对外接待部门
9 v! ^# }: Y0 y' Y4 t3 s 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 ' g7 ~3 V5 `# o9 o
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 0 o; m0 `$ [- z* ^
四.对外接待原则 9 F/ O0 N( p( M
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
' o% ~- Q" w$ v' _. a 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 : i1 u6 {) A# r" L
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
! E G# [2 ?% b+ l& s; ]+ p 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 # D: c+ n$ o. `
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 g/ W' F- ]. W; Z+ Z5 [( T
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
~$ r" X, C8 o' ^; Y 五.接待规格的确定。
* h7 e% ?6 \0 P& s" o5 q% `% e' ? 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
" K9 s4 z# Q$ k9 K 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
" N8 h9 I8 c! P6 Z* F 六.接待礼仪 $ n. ?8 T/ H' y1 s/ }$ s6 Z
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 " Y& q1 {! ~3 L4 h
2.接待：主动起迎，问明来意。 # v" N# y% t5 `& o1 J; Q& S
3.安排交谈地点：
8 j$ U4 |5 n6 H" R! g+ S) O ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
" k% V) h/ p+ S# u( d- e ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； + D- Y, P& W2 p2 Y( b% J
⑶切忌让客人久候而无人问津。
0 j2 N9 ~. u$ }& e: j% g ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
( {1 q/ {+ A1 j* E' n+ C, w 七.引见。
+ i F" A3 U- E 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 ; k X9 k4 a, K
引见顺序；
! N, U! H; V. a9 F# C7 D ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
: o" v S) L. i- j% j ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； . k9 Q+ h5 ]. N$ P/ t# u3 P9 r: _" s9 X
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
2 L% B3 S7 X6 w* m ? ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
1 j0 N) @( c, j; ^# e4 N 八.行路。 : N: G1 \ {; u: X
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； : I, t: [- m4 t$ S1 x: A: J
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 2 d. ~' l+ I, z0 l2 g* v3 Y+ ?
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 9 ^, e$ L: t$ k _
九.其他。 ! j+ M% Q! V" k+ T1 L, u# T2 T- K X
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； ) q' J4 t5 R5 G r( P- r) B
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； + r' b8 Q: n% V; S: M
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
2 k' d; B4 e4 F/ N& k* y 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
# r T2 G. [ ?% c' }/ W/ C! E# g ㈠接待内宾。 * z" d5 s; Y5 `% d' V4 a
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 1 c+ r* D0 w+ y" ~6 ~( F
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
& C) n d& ]6 X2 h 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
9 \4 U( |5 @8 e1 ~. }5 ~ 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
3 c& |9 k2 b- V6 w! U3 a9 Z. c7 ^ 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
' t5 k& R4 L* l! ^7 n! @ 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 ) V& K/ X. ]. R2 S2 X
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 / N7 _2 F1 k$ E. M4 H: S+ H
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 $ g/ P; S- T7 w, C
㈡接待来宾。
/ \+ K1 E! I. @3 A. U l' z/ N 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： ( w1 Q+ ?- s; B; r' b) j1 H
迎送。 4 T8 t( ? g) v& W( N% t ^
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
3 {; A& N) w+ T/ ` 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 - F% ~/ \8 G: C y6 H# e8 t1 c6 Y
会见会谈。
$ Y } ]1 i5 `' s; M! o. P& d 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 : p! r m. Q) ~0 S, H' ?
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
2 _3 X& ?: I5 [) M$ h 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
: ^) Z5 I% t' G% s% e+ n) h- t* a 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
; b3 l. ^# P8 G7 p H3 a3 y 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 " a9 X/ p- [9 q" E
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 5 e* k# w. }1 U+ |7 M7 k: i
宴请。
4 m! n- ^! G+ ]' ^5 ]; |6 e A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 * v, I3 r! W+ ~2 H F
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 : ?$ k: M0 a* O7 f' X, D
文艺晚会。
; W/ P$ N% i: n! n% I9 [ 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 # q" _6 Y. f+ Q# L" I; z
参观游览。 9 p1 _1 O) l" s( v' r
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 ) }. M' `6 F' r
接待标准
% L) }7 J5 x, g' f/ J( ]/ a ⑴用餐标准。
- ~6 x% g8 M5 j3 d) B! i2 s4 h 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
( B) ^2 N1 X. X0 d; f h 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
5 r4 x C0 ~" v3 j/ y# Q 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 + X7 A" E0 `8 l& q L
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
& q+ Z6 R% y: k5 h" H1 }! t 5、常客 员工标准 / c" E8 S4 r) ~* J
(2)住宿安排。 9 ^. s0 r9 K; p* J! k( C) I
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 1 i4 g$ s) v. Q5 c/ v1 d
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 & j: \6 x; J) q! i( f# y2 K- y
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。2 I& J* c; F/ I* ]' K7 b
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